Sanciones por no cumplir con Verifactu: guía práctica 2025 para autónomos y pymes

Actualizado a octubre de 2025

Verifactu no es solo “un nuevo programa de facturación”. Es una obligación legal que garantiza integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Nace de la Ley Antifraude 11/2021 y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023 (RRSIF), con implantación progresiva entre julio de 2025 y julio de 2026.
Si no te adaptas, te expones a multas relevantes, a controles intensivos de la AEAT y a riesgos reputacionales y de tesorería.

En esta guía resumimos qué se considera incumplimiento, quién responde (empresa vs. fabricante), qué sanciones contempla la ley y qué riesgos adicionales debes tener en el radar para evitar sorpresas.

Escenarios de incumplimiento de Verifactu {#escenarios}

La norma distingue, en la práctica, entre errores técnicos y incumplimiento deliberado. Ambos pueden ser sancionables.

Errores o incidencias técnicas (subsanables)

Fallos del software o versiones obsoletas.
Problemas de conectividad (sin plan offline ni reenvío diferido).
Errores en numeración, conservación o emisión.
Retrasos en el envío en modalidad Verifactu.
Llevanza defectuosa del registro de facturación o del registro de eventos.

Incumplimiento deliberado (grave)

No implantar un sistema adaptado a Verifactu.
Manipular/alterar registros o usar software de doble uso.
No enviar registros a la AEAT en modalidad Verifactu o no atender requerimientos.
Emitir facturas con datos falsos.

Importante: La sanción puede imponerse aunque no haya intención dolosa; basta con que el sistema brinde oportunidad de fraude o no cumpla requisitos mínimos.

¿Quién es responsable: la empresa o el fabricante? {#responsables}

Responsabilidad del fabricante/comercializador

Debe emitir y mostrar una declaración responsable que acredite que su software cumple el RD 1007/2023.
Si el incumplimiento deriva de defectos del software, la responsabilidad recae en el fabricante.

Responsabilidad de la empresa usuaria

Debe elegir un software conforme y usar el sistema correctamente.
Debe conservar registros, mantener el registro de eventos, actualizar versiones y atender requerimientos.
Si usa herramientas no conformes (p. ej., facturar “con Excel” como sistema principal), responde la empresa.

Sanciones por no cumplir con Verifactu {#sanciones}

A título orientativo (síntesis de los supuestos más habituales):

Incumplimiento	Sanción económica (referencia típica)	Responsable	¿Acumulable por ejercicio/tipo?
No adaptar el sistema a Verifactu	150.000 € por ejercicio y tipo de sistema	Fabricante	Sí
Software comercializado sin declaración responsable	1.000 € por sistema	Fabricante	Sí
Tenencia o uso de software no conforme/alterado	Hasta 50.000 € por ejercicio	Empresa	Sí
Facturas con datos falsos / software de doble uso	Hasta 75% del importe de las operaciones (infracción grave de facturación)	Empresa	Sí
Errores formales en facturación (numeración, datos, etc.)	≈ 1% del importe de las operaciones (criterio habitual en infracciones formales)	Empresa	Sí
No expedición o conservación de facturas	≈ 2% del importe o ≥ 300 € por operación	Empresa	Sí

Nota: Las cuantías y porcentajes dependen del tipo de infracción y del criterio inspector aplicable (LGT y reglamentos). Además, pueden coexistir sanciones tributarias generales (art. 201 LGT) con las específicas sobre software (art. 201 bis LGT).

Riesgos adicionales (más allá de la multa) {#riesgos}

1) Tesorería y clientes

Rechazo de facturas (especialmente sector público y grandes empresas) si no pueden validar integridad.
Retrasos en cobros y pérdida de confianza frente a proveedores y partners.

2) Inspección y deducciones fiscales

En inspección, la AEAT puede invalidar facturas sin controles exigidos.
Riesgo en deducción de gastos e IVA soportado.
Debes poder generar copias legibles y trazables en ≤ 72 horas ante requerimiento.

3) Reputación y competitividad

Imagen de incumplimiento normativo.
Dificultades en licitaciones y pérdida de oportunidades.
Impacto en la sostenibilidad del negocio a medio plazo.

Checklist de cumplimiento inmediato {#checklist}

Verifica tu software

Solicita y archiva la declaración responsable (fabricante, versión, fecha).
Revisa registro de eventos, huella hash, bloqueos anti-manipulación.

Define modalidad

Verifactu (envío inmediato) o No Verifactu (custodia interna con firma y eventos).
Si tienes mala conectividad, activa modo offline con sincronización diferida.

Procedimientos internos

Política de versionado y actualizaciones.
Flujo de numeración y anulaciones.
Protocolo de contingencias (caídas AEAT, fallos, reintentos, logs).

Formación y control

Manual interno de uso del sistema.
Revisión mensual de incidencias y envíos.
Auditoría trimestral de registros y eventos.

Pruebas y evidencia

Emite facturas de prueba, valida QR y verificación en sede (si Verifactu).
Ensayo de exportación y entrega en 72 h ante un requerimiento simulado.

Conclusión

Adaptarte a Verifactu no es opcional.
Con un software conforme, procedimientos claros y formación básica al equipo, minimizas sanciones, pasas inspecciones con tranquilidad y mejoras la confianza de tus clientes.

En M&M Asesoría y Gestión te ayudamos a diagnosticar tu estado, elegir modalidad, validar tu software y operativa para llegar a 2026 con todo en regla.

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